Kick Off de un Proyecto

Que es el Kick Off de un Proyecto?
En la gestión de proyectos se está haciendo cada vez mas común, tanto como importante, los conceptos de "Kick off" y el cierre del proyecto, tanto es así que pasaron de ser simples reuniones por buenas prácticas a marcar a dos de los momentos más importantes del proyecto.


Era común que se pensara que estas reuniones eran una verdadera pérdida de tiempo y les quitaba productividad a los integrantes del equipo o que solo se usa para cumplir normas.

Hoy por hoy, el Kick off del proyecto es la primer aproximación real que permitirá preveer cómo irá a evolucionar el proyecto, y que el Cierre del proyecto es la oportunidad de hacer el balance real y honesto del status del proyecto y aprender de la experiencia.

Cómo Debe ser un Kick Off?
Una reunión de Kick Off debe servir para:

• Todos los integrantes claves del proyecto se conozcan y delimiten sus responsabilidades.

Por ej: en grandes proyectos que integran distintos sistemas, cada uno con sus POC (Point of Contact), es muy importante conocer la aptitud comunicativa y que tan colaborativa va a ser cada persona/equipo, la capacidad de cada uno para cumplir tiempos, cuál va a ser su actitud, en quién te podes apoyar a la hora de necesitar aliados, etc.

• Compartir la misma idea entre todas las partes del equipo (developers, analistas, Project manager), sobre lo qué se va a conseguir con el proyecto, y lo qué no se va a conseguir (alcance, presupuesto, calendario y calidad).

Por ej: Se deben conocer al detalle las funcionalidades de cada requerimiento y evaluar la capacidad de adaptación del resto de los equipos a nuestro schedule, evaluar que haya tiempo suficiente para que el equipo de testing pruebe a conciencia el sistema, etc.

• Identificar los riesgos reales que podrían concretarse y afectar el schedule del proyecto, cómo evitarlos y cómo minimizar sus efectos.

Por ej: Algunas de estas cosas se pueden calcular, pero otras solo se pueden prever con experiencia, como que algún equipo no cumpla tiempos y nos atrase directa o indirectamente, que nos cambien los requerimientos a ultimo momento y quedarnos sin tiempo y/o plata para justificar un atraso, derivando en la clásica “me llevo el colchón y duermo cuando me desmayo”, entre muchos otros eventos inesperados.

• Es habitual que a esta altura no se tenga 100% claro los riesgos reales que podrían afectar el schedule. Por tanto es imprescindible consensuar mecanismos de seguimiento, control y revisión.

Por ej: Definir reuniones de seguimiento cortas y muy específicas para tratar solo uno o dos temas. Si se alargan las reuniones, la gente empieza a rechazarlas y comienzan a ser improductivas para la mitad de los invitados, ya que si se incluyen muchos temas, no a todos les va a competer lo que se hable y se torna aburridísima.

Todo lo anterior se puede plasmar en un documento, el Plan de Proyecto, que debería llevar como anexos un Plan de Calidad y un Análisis de Riesgos.

Cuentas Claras Mantienen la Amistad
Lo peor que se puede hacer es no dejar claro quién maneja cada cosa, quien es el Jefe de Proyecto, quien es responsable de cada tarea. Cada uno tiene que conocer sus responsabilidades y cumplirlas. Pero el resto tiene que tener muy en claro las responsabilidades de los demás, ya que si no las cumplen y nos afectan pueden pasar dos cosas: Quedar muy mal parados por atrasarnos (aunque este justificado, la mancha queda) y poner en riesgo el proyecto, con los consecuentes problemas que trae (desgaste físico, emocional, desmotivación, etc).


¿Que posiciones toman ustedes para este tipo de situaciones?
Es importante para todos tu opinión profesional.